Grāmatvedība jaunajiem uzņēmumiem ir ļoti svarīga, taču sākotnēji var radīt arī daudz jautājumu. Lasiet raksta turpinājumu un uzziniet, kādas ir biežāk pieļautās kļūdas grāmatvedības organizēšanā un kā no tām izvairīties. Šie padomi noderēs arī tad, ja esat pašnodarbināta persona vai individuālais komersants.
Paša veikta grāmatvedība bez nepieciešamajām zināšanām
Viena no tipiskām kļūdām, ko pieļauj jaunie uzņēmēji, saistīta ar to, ka grāmatvedības organizēšanai netiek pievērsta vajadzīgā uzmanība - proti, tā tiek veikta paša spēkiem, nepilnīgi, bez izpratnes un vajadzīgajām zināšanām.
Lai nodrošinātu, ka uzņēmuma grāmatvedība tiek organizēta likumā noteiktajā kārtībā, šis uzdevums jāuztic profesionālam grāmatvedim. Otra iespēja ir izmantot uzticamu grāmatvedības programmatūru.
Grāmtvedības programmatūra ir speciāli šim mērķim radīta datorprogramma, kas apstrādā grāmatvedības datus. Tas ļauj vienkāršot uzņēmuma grāmatvedības jautājumu risināšanu, uzlabot biznesa vadību, vienkāršot administratīvos procesus, mazināt ar finanšu uzskaiti saistītās kļūdas un neprecizitātes. Šobrīd pieejamas vairākas šādas grāmatvedības programmas. Lai izvēlētos piemērotāko, apskatiet vairākas iespējas. Varat arī konsultēties ar citiem uzņēmējiem vai profesionāliem grāmatvežiem, kuri spēs ieteikt labāko risinājumu.
Lai arī grāmatvedības programmatūra tiešām var būt labs risinājums, ir situācijas, kad profesionāla grāmatveža pakalpojumi var būt neaizstājami. Tas var būt, piemēram, laikā, kad jāmaksā nodokļi vai jāiesniedz gada pārskats, uzņēmums piedzīvo strauju attīstību, pieaug grāmatvedības dokumentu skaits un tie kļūst sarežģītāki, vai radušies kādas problēmas, kā atrisināšana vairāk ir profesionāļa kompetencē.
Zinošs grāmatvedis var noderēt arī tad, ja Jums pašam gluži vienkārši nav laika grāmatvedības jautājumu risināšanai - īpaši tādēļ, ka likumi un noteikumi šajā ziņā mainās pietiekami stauji, un izsekot izmaiņām var būt gan sarežģīti, gan laikietilpīgi.
Tomēr pat tad, ja plānojat veikt grāmatvedības uzskaiti patstāvīgi, ieteicams sākotnēji konsultēties ar kompetentu grāmatvedi, kas Jums palīdzēs izprast šī nozīmīgā uzdevuma pamatprincipus, kā arī vajadzības gadījumā konsultēs nodokļu jautājumos.
Nepietiekama dokumentācijas uzglabāšana
Vēl kāda bieži pieļauta kļūda ir nepietiekama dokumentācijas uzglabāšana. Tomēr uzglabāt rēķinus, čekus un citus finanšu dokumentus ir ļoti svarīgi, lai saglabātu skaidrību par uzņēmuma finanšu stāvokli un naudas plūsmu. Tāpat dokumenti ir aktuāli tad, ja nepieciešams pieradīt kādus finanšu darījumus.
Līdz ar digitālo risinājumu aktualizēšanos, darījumus apliecinošus dokumentus iespējams uzglabāt arī digitālā formātā. To nosaka arī Grāmatvedības likums, kas paredz kārtību attaisnojuma dokumentu izmantošanai un uzglabāšanai elektroniskajā formātā.
Būtisks ieguvumus, ko sniedz rēķinu un čeku digitalizācija, ir iespēja tos iesniegt grāmatvedībā attālināti. Tas ļauj ietaupīt laiku un uzlabot darba efektivitāti. Vēl kāda priekšrocība - nav nepieciešama vieta dokumentu uzglabāšanai, tie ir pārskatāmāki.
Rēķinu un čeku digitalizācijai tiek izmantoti dažādi risinājumi. Viens no populārākajiem Latvijā ir lietotne ''CostPocket''. Šī lietotne ir arī integrēta dažās grāmatvedības programmās.
Ir vairāki padomi, ko ieteicams ņemt vērā veiksmīgai un pareizai dokumentācijas uzglabāšanai:
- Ievērojiet dokumentu uzglabāšanas termiņus. Tas palīdzēs izvairīties no sarežģījumiem un lieku dokumentu uzglabāšanas
- Izmantojiet drošus datu glabāšanas risinājumus. Īpaša uzmanība jāpievērš tiem datiem, uz ko attiecas datu aizsardzības likums
- Izveidojiet dokumentu klasifikācijas sistēmu, lai atvieglotu dokumentu organizēšanu
Izmantojiet elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmu, kas palīdz uzglabāt un klasificēt datus
Iepazīstieties gan ar Grāmatvedības likumā noteiktajām prasībām, gan arī iespējām, kas tiek piedāvātas šī uzdevuma risināšanai. Izvēlieties savām vajadzībām atbilstošākās opcijas un, ja nepieciešams, jautājiet padomu speciālistam!
Neprecīza izdevumu reģistrācija
Svarīgi precīzi reģistrēt ne tikai ienākumus, bet arī izdevumus. Precīza izdevumu reģistrācija palīdz:
- Samaksāt nodokļus savlaicīgi un pilnā apmērā, likumā paredzētajā kārtībā
- Sekot līdzi uzņēmuma finanšu stāvoklim un izsekot naudas plūsmai
- Nepieciešamības gadījumā optimizēt izmaksas un ieviest citas korekcijas
- Izvairīties no liekiem izdevumiem
Precīzai un savlaicīgai izdevumu reģistrācijai var izmantot jau pieminēto grāmatvedības programmu. Svarīgi gan ienākumus, gan izdevumus reģistrēt pēc kases principa - ieņēmumus tad, kad tie ir saņemti, savukārt izdevumus - tad, kad tie ir izdarīti. Tātad svarīgi ir izmantot precīzu grāmatvedības sistēmu un datus ievadīt uzreiz pēc darījuma veikšanas.
Nozīmīgs jautājums ir arī rēķinu izrakstīšana - būtiski izvēlēties vienkāršu un precīzu sistēmu, kas atbilst Jūsu uzņēmuma prasībām.
Kā jau iepriekš minēts, ja darījumu ir daudz, labāk to uzskaiti uzticēt grāmatvedim, kurš nodrošinās preciziāti un ļaus izvairīties no nepatīkamiem pārsteigumiem vēlāk.
Nenoteikta atalgojuma un nodokļu plānošana
Nedrīkst aizmirst arī par atalgojuma un nodokļu plānošanu. Lielā mērā tas saistīts ar uzņēmuma budžeta plānošanu, tajā ietverot arī paredzamo atalgojumu, nodokļus un citus izdevumus.
Budžeta plānošana sākas ar plāna izveidi noteiktam laika periodam. Tā mērķis ir paredzēt gaidāmās izmaksas, kā arī sasniegt galvenos izvirzītos uzdevumus. Budžeta veidošana ir būtiska, jo bez tās ir grūti saprast izdevumu ietekmi uz uzņēmējdarbību.
Plānojot budžetu, jānosaka mērķi un jāizsaka tie skaitļos. Te svarīgi ņemt vērā vairākus aspektus:
- Gaidāmās darbinieku atalgojuma izmaiņas, piemēram, lielāka bruto un neto alga
- Materiālu cenu kāpums un plānotās investīcijas
- Izmaiņas likumdošanā, kas ietekmēs nodokļu maksājumu apmēru
Pēc tam var ķerties klāt pie budžeta plāna izveides, ietverot tajā tādus svarīgus aspektus kā apgrozījums, administratīvie izdevumi un citas nozīmīgās kategorijas.
Lai plānotu uzņēmuma nodokļu nomaksu, svarīgi izprast likumdošanu un zināt, kāda ir aktuālā nodokļu situācija Jūsu uzņēmumā. Ja rodas kādi jautājumi par nodokļu apmēru un to samaksas kārtību, vērsieties Valsts Ieņēmumu dienestā vai konsultējieties ar zinošu grāmatvedi.
Nevajadzētu arī aizmirst par ieguldījumu uzņēmuma attīstībā - arī tam ir jāparedz finansējums un tā avoti, jāizvirza mērķi un jāizvēlas stratēģija, kā iecerēto sasniegt.
Nepietiekama naudas plūsmas uzraudzība
Biežāk pieļautās kļūdas ietver arī nepietiekamu naudas plūsmas uzraudzību. Tomēr tas ir būtiski, lai nepieļautu nepārdomātus lēmumus un izvairītos no nepatīkamām situācijām nākotnē.
Naudas plūsma ir nozīmīgs rādītājs, kas palīdz izlemt, kā pieejamos naudas līdzekļus izmantot pēc iespējas racionālāk. Regulāra naudas plūsmas uzraudzība ļauj laikus pamanīt riskus, kas saistīti ar iztrūkumu un pieņemt lēmumus, lai nodrošinātu uzņēmuma veiksmīgu darbību un ilgtspējību.
Lai veiksmīgi sekotu līdzi naudas plūsmai, jāveido naudas plūsmas pārskats. Tas ietver informāciju par finanšu pieejamību, ieņēmumiem, plānotajiem izdevumiem un citiem būtiskiem aspektiem, kas attiecas uz naudas plūsmu uzņēmumā.
Grāmatvedība uzņēmumiem ir pietiekami komplicēts process, taču, ņemot vērā svarīgākās pamatnostādnes, iespējams veiksmīgi izvairīties no kļūdām. Būtiski ir arī sekot līdzi aktuālajai informācijai grāmatvedības un nodokļu jomā, kā arī izvēlēties ērtākos un precīzākos uzņēmuma finanšu plānošanas instrumentus. Neskaidrību gadījumā vienmēr konsultējieties ar profesionāļiem.
Noderīgi ir arī dažādi metodiskie materiāli un speciālistu vadīti vebināri grāmatvedības un nodokļu jomā. Ja tomēr šķiet, ka grāmatvedība un ar to saistītie jautājumi ir pārāk sarežģīti un laikietilpīgi, zinoša grāmatveža algošana noteikti būs labs ieguldījums gan uzņēmuma veiksmīgas pamatdarbības nodrošināšanā, gan attīstībā. Tas arī palīdzēs sakārtot attiecības ar valsti un izvairīties no lielām un dārgām kļūdām.