Diemžēl Latvijas uzņēmējdarbības nozare joprojām kūtri izmanto digitālo tehnoloģiju sniegtās iespējas. Jaunākais Digitālās ekonomikas un sabiedrības indekss par 2020. gadu, kas atspoguļo Eiropas Savienības (ES) progresu digitālajā jomā, parāda, ka Latvija ierindojas tikai 18. vietā starp ES dalībvalstīm, turklāt rādītājos nokritusi zem ES vidējā līmeņa. Pēc tehnoloģiju izmantošanas uzņēmumos Latvija ir vēl zemāk – 23. vietā.
Šobrīd ļoti strauji attīstās dažādi tehnoloģiskie risinājumi, kas var kalpot par atbalstu uzņēmuma iekšējo procesu atslogošanā, un tie kļūst pieejamāki ne tikai lielajiem, bet arī maziem un vidējiem uzņēmumiem. Tomēr īpaši vērtīga tehnoloģiju ieviešana ir uzņēmumos, kuri nodarbina vairāk nekā 100 darbinieku un kur katru dienu apritē ir milzīgs dokumentu apjoms. Šīs jomas sakārtošana ilgtermiņā ļauj ietaupīt milzīgus laika un finanšu resursus.
Piemēram, ir radīta virkne risinājumu, lai darbiniekiem, veicot konkrētu darbu, nebūtu jāpārslēdzas no vienas lietojumprogrammas uz citu vai jāpavada ilgs laiks dokumenta vai tā īstās versijas meklējumos. Pētījumi liecina, ka mūsu reģionā biroja darbinieks līdz 40% darba laika tērē informācijas apstrādei, atrašanai, nodošanai kolēģiem un līdzīgām darbībām. Tāpēc ir ļoti būtiski, lai visas sistēmas un lietojumprogrammas savā starpā būtu integrētas tā, lai informācija brīvi un bez piepūles plūstu starp tām. Darbinieki būs daudz produktīvāki, ja viņi uzturēsies vienā lietojumprogrammā, tajā pašā laikā redzot visu nepieciešamo informāciju no citām IT sistēmām konkrētā uzdevuma paveikšanai. Darbinieki varēs koncentrēties uz savu darbu, savukārt uzņēmums – veiksmīgāk pārvaldīt saturu visā tā dzīves ciklā, uzlabojot atbilstību iekšējiem un ārējiem noteikumiem.
Turklāt ir ļoti svarīgi ne tikai, lai darbinieki būtu labi instruēti par pastāvošajām sistēmām, bet tās būtu arī ērti lietojamas, jo, iespējams, neparocīgās dokumentu pārvaldības sistēmas dēļ darbinieki apzināti vai neapzināti to ignorē. Atkarībā no uzņēmuma specifikas darba dokumenti var saturēt arī sensitīvu informāciju, kas saistīta, piemēram, ar klientu datiem, tāpēc ir ļoti svarīgi, lai ieviestā informācijas sistēma nodrošinātu informācijas šifrēšanas funkcijas tā, lai tas atbilstu uzņēmuma korporatīvās pārvaldības politikai un drošības noteikumiem.
Šis ir būtisku pārmaiņu laiks, un pandēmija atstāj lielu iespaidu uz biznesa vidi. Uzņēmumi, kuri šo laiku izmanto digitalizācijai un iekšējo procesu atslogošanai, noteikti būs ieguvēji.