Latvijas Pašvaldību savienība (LPS) ir sabiedriska organizācija, kuras mērķis ir risināt kopējās visu Latvijas pašvaldību problēmas un pārstāvēt to kopējās intereses saziņā ar valsts institūcijām. 1991. gadā dibinātās organizācijas biedri ir 118 pašvaldību, deviņas republiku pilsētu un 109 novadu pašvaldības. LPS birojā strādā 25 cilvēki, kā arī darbojas tās pārstāvniecība Briselē.
Daļa Pašvaldību savienības algoto darbinieku regulāri dodas izbraukumos vai strādā attāli, tādēļ tās datorparkā ir gan stacionārie, gan klēpjdatori. Būtiska nepieciešamība ir nodrošināt tiem cilvēkiem, kuri regulāri strādā attāli, iespēju saglabāt darba kvalitāti. Datori ir aprīkoti ar standarta biroja programmatūru, kas ir papildināta ar specifiskām vajadzībām nepieciešamajām programmām, piemēram, ar dokumentu vadības sistēmu. Lielākā daļa no IT sektora uzturēšanas pakalpojumiem tiek pirkti kā ārpakalpojumi, tādējādi tiek minimizēti papildu uzturēšanas izdevumi. Tādējādi arī izvēlētais Office 365 risinājums atbilda šai organizācijas filozofijai, jo ir pieejams no jebkuras vietas, kur ir internets.
Pēc vairāku mēnešu testēšanas Latvijas Pašvaldību savienība izvēlējās Office 365 plānu P1. Mākoņpakalpojums Office 365 tika izvēlēts vairāku iemeslu dēļ. Būtiskākais — pieejamais pastkastītes apjoms un maksa par pakalpojuma izmantošanu. Otrkārt, serviss ir pieejams neatkarīgi no lietotāja atrašanās vietas.
“Latvijā nav daudz pakalpojumu sniedzēju, kuri spēj nodrošināt pastkastīti ar 25 GB ietilpību par pieņemamu cenu. Mūsu izvēlētā Office 365 plāna cena ir tikai 5,25 eiro par vienu lietotāju mēnesī. Elektroniskais pasts joprojām ir svarīgākais komunikācijas līdzeklis, un, ja cilvēkam, kurš strādā ārpus biroja, nav pieejama sarakstes vēsture, tad ir ļoti grūti. Taču, lai saraksti saglabātu pietiekami ilgi, ir jābūt atbilstošas ietilpības pastkastītei. Mūsu gadījumā šis bija ļoti labs risinājums, jo darbiniekiem varam piedāvāt plašākas iespējas, savukārt organizācijai ir samazinājušās izmaksas,” atzīst Pašvaldību savienības IT speciālists Guntars Krasovskis. Viņš norāda, ka iepriekš iespējami lielākās pastkastītes bija tikai 2 GB lielas. Jādomā, ka, lielākie ieguvēji ir cilvēki, kuri e-pastus izmanto internetā, jo vizuāli vide ir identiska gan pieslēdzoties attāli, gan izmantojot biroja datorus. Atbalstot populārākās viedtālruņu platformas (Windows Phone, iOS, Android, Symbian), Office 365 nodrošina 100 % darbinieka mobilitāti — e-pasti, aktuāls kalendāra statuss, kontakti, Lync komunikācijas vide ir vienmēr pa rokai.
G. Krasovskis atzīst, ka Office 365 ir ļoti ērta administrēšanas vide, proti, var ātri nomainīt paroles, izveidot jaunus lietotāju kontus vai dzēst nevajadzīgos, kā arī ir izprotama un caurskatāma konkrētā mēneša maksa par pakalpojuma izmantošanu. Savukārt komunikācijas rīks Microsoft Lync tiek izmantots regulāro Savienības komiteju sēžu translācijai. Tādējādi diskusijās pilnvērtīgi var iesaistīties tie pašvaldību pārstāvji, kuri sēdēs piedalās attāli. “Ja cilvēks grib izteikties, tad te, birojā, mēs viņu dzirdam un redzam uz ekrāna, jo datori ir aprīkoti ar videokamerām. Ja cilvēks grib tikai uzrakstīt piebildi, arī to ir iespējams izdarīt,” stāsta G. Krasovskis. Līdz šim šāds risinājums bez papildu resursu ieguldīšanas un komerciālo risinājumu pirkšanas nebija iespējams, jo LPS komiteju sēdes attāli vēro vairāki desmiti cilvēku gandrīz visās pašvaldībās.
Darba produktivitātes IT platforma Office 365 tika ieviesta 2012. gada augustā, lielu daļu darbu veica Microsoft partneris Belam Rīga SIA. Produkta ieviešana notika apmēram nedēļas laikā, netraucējot ikdienas darbam. Tālākajos attīstības plānos ir SharePoint, kā arī, iespējams, Microsoft Active Directory ieviešana.
Salīdzinājumā ar iepriekš saņemtajiem pakalpojumiem elektroniskā pasta uzturēšanas izmaksas ir samazinājušās par aptuveni simts latiem mēnesī. Proti, 32 lietotāju pastkastīšu uzturēšana izmaksā 160 eiro (135 lati) mēnesī, savukārt iepriekšējam operatoram par līdzvērtīga apjoma pastkastītēm bija jāmaksā vairāk nekā 200 latu. Turklāt Office 365 gadījumā mēneša maksa tiek aprēķināta tikai par reāli pieslēgtajiem lietotājiem.
Mihails Ivanovs, Belam Rīga Microsoft produktu vadītājs, atzīst, ka mākoņpakalpojumā pieejamais elektroniskās pastkastītes limits (25 GB) spēs nodrošināt efektīvu darbu vismaz vairākus gadus. “Ja vairākus gadus saglabātās elektroniskā pasta vēstules atsevišķos gadījumos aizņēma 3 GB, tad ar esošo e-pasta apjomu pietiks ilgākam laikam,” saka M. Ivanovs.
Izmantotais risinājums — darba produktivitātes IT platforma Microsoft Office 365 — ļauj Latvijas Pašvaldību savienībai uzturēt darba specifikai atbilstošu komunikācijas vidi un ietaupīt līdzekļus.
* Mākoņpakalpojums nodrošina stabilu lielas ietilpības elektronisko pastu, kuram ir iespējams piekļūt gan birojā, gan attāli.
* Ir iespējama vienlaicīga kvalitatīva komunikācija ar daudziem attāliem lietotājiem, izmantojot videokonferences režīmu.
* Pakalpojums ir ērti administrējams, tam ir saprotama un kontrolējama izmaksu struktūra.
“Office 365 ir ātri un efektīvi ieviešams risinājums, kas organizācijām bez lielām investīcijām un laika patēriņa ļauj kļūt efektīvākām un vairāk koncentrēties uz savu pamatfunkciju veikšanu. Ja izvēlas Office 365, rūpes par tehnoloģijām un to potenciāla izmantošanu uzņemas Microsoft ar saviem partneriem. Turklāt klientiem vienmēr ir pieejamas un izmantojamas Microsoft jaunākās programmatūras versijas,” saka Microsoft Office biznesa grupas vadītājs Baltijā Andrejs Juščenko.