Pasaules tautsaimniecībai uzņemot apgriezienus un kļūstot daudzšķautņainākai, aizvien vairāk pieaug nepieciešamība pēc dažādu konferenču un semināru rīkošanas ekonomisko procesu izzināšanā, prognozēšanā un plānu definēšanā, tālākai attīstībai gan makroekonomiskā, gan uzņēmumu mikrolīmenī.
Tā kā ekonomiskās norises kļūst daudzpusīgākas, turklāt bizness ir aizvien globālāks, vienas kompānijas struktūrvienībām bieži vien atrodoties dažādos planētas nostūros, attālumi potenciālo interesentu vidū kļūst lielāki, dažādu procesu izzināšana prasa aizvien lielākus resursus un darbinieku slodzi, turklāt arī potenciālo interesentu skaits kļūst lielāks. Tā kā tehnoloģiskais progress uzņem apgriezienus gan konferenču, gan semināru, gan vienkāršu ar kādas konkrētas kompānijas darbību saistītu sarunu risināšanā, aizvien vairāk tiek izmantota attālināta pieeja.
Plašāka auditorija
"Konferences, prezentācijas un iekšējās sapulces, kurās dalībnieki var piedalīties attālināti, kļuvušas par mūsdienu ikdienu. Swedbank plaši izmanto digitālos risinājumus gan iekšējām darba apspriedēm, gan konferencēm un prezentācijām, kuru saturs var būt noderīgs klientiem, sadarbības partneriem un citiem," stāsta Swedbank Personāla pārvaldes vadītāja Agita Jākobsone.
Viņa piebilst, ka iespēja pieslēgties kādai konferencei attālināti mūsdienās jau bieži vien tiek uzskatīta par pašsaprotamu papildu ērtību, ņemot vērā cilvēku aizņemtību un ikdienas ieradumus, kuros aizvien lielāku lomu spēlē dažādi digitālie rīki. Piemēram, var organizēt klātienes konferenci, vienlaikus nodrošinot tās satura tiešraidi internetā, kur interesenti to var gan vērot, gan uzdot savus jautājumus.
Līdzīga pieeja ir arī SEB bankai. "Svarīgi, lai vērtīgs saturs sasniegtu lielāku auditoriju. Visbiežāk tās ir diskusijas, preses konferences vai citi publiski pasākumi, kuros var piedalīties gan klātienē, gan arī attālināti, sekojot līdzi pasākuma norisei interneta tiešraidē bankas mājaslapā vai Facebook profilā. Protams, dalībnieku skaits lielā mērā ir atkarīgs no konkrētā pasākuma tēmas, taču viennozīmīgi redzam, ka interneta tiešraides atmaksājas un ļauj mums uzrunāt plašāku auditoriju," skaidro SEB bankas ārējās komunikācijas vadītājs Mārtiņš Panke.
Viņš atzīst, ka virtuālo rīku izmantošanas galvenā priekšrocība dažādu pasākumu organizēšanā, protams, ir iespēja plašākam interesentu lokam sekot līdzi pasākuma norisei un no pirmavota uzzināt jaunumus. "Bieži vien SEB bankas rīkoto pasākumu tematika ir saistoša gan medijiem, gan arī mūsu klientiem un partneriem, taču ierobežojošie faktori vienmēr ir telpu lielums, kas limitē klātesošo cilvēku skaitu, kā arī laiks, kas cilvēkiem jātērē, lai nokļūtu pasākuma norises vietā. Interneta tiešraide šādos gadījumos sniedz lielisku alternatīvu. Tomēr dalībai klātienē joprojām ir lielas priekšrocības, jo tā sniedz iespēju gan iesaistīties sarunā un uzdot jautājumus, gan arī ar interesējošo speciālistu atsevišķi apspriest konkrētus jautājumus padziļināti," spriež M. Panke.
Netērēt laiku
Latvijas Swedbank aktīvi strādā gan kopējās Swedbank grupas, gan Baltijas līmenī, līdz ar to tiešsaistes sapulču un apspriežu rīkošana ļauj efektīvi plānot un izmantot cilvēku laiku, netērējot resursus braucieniem, ja tam nav īpašas nepieciešamības, teic A. Jākobsone. "Tāpat daudz iesaistām auditoriju balsošanā ar digitālajiem rīkiem, piemēram, mobilajiem telefoniem, un balsošana interaktīvi redzama prezentācijas laikā. Prezentācijas translējam un ierakstām, ļaujot darbiniekiem ērti piekļūt viņus interesējošai informācijai – tāda ir, piemēram, darbības rezultātu prezentācija un citas noderīgas tēmas. Savukārt on-line jeb tiešsaistes iekšējo darba tikšanos rīkošana ir īpaši noderīga organizācijām ar plašu ģeogrāfisko pārstāvniecību un ciešu starpvalstu sadarbību," skaidro Swedbank pārstāve.
Arī apmācību rīkošanā aizvien vairāk tiek izmantota "virtuāla pieeja". A. Jākobsone stāsta, ka ap 90% iekšējo bankas mācību notiek digitāli, kas būtiski samazina nepieciešamību ceļot – tas attiecas gan uz obligāti apgūstamām un uz bankas pakalpojumiem balstītām mācībām, gan personības pilnveides mācībām. Tāpat darbinieki arī izmanto e-vidi, lai elektroniski dalītos ar dokumentiem projektu ietvaros un efektīvi veiktu labojumus vai papildinājumus.
Trūkst sociālās saziņas
"Klātienes tikšanās formai gan ir savas priekšrocības – iespēja satikties, iepazīt cilvēkus. Daudzām konferencēm un sapulcēm mūsdienās ir svarīga tā saucamā "neformālā" daļa, kur dalībnieki var vairāk iepazīties ar ieinteresējušiem lektoriem, nodibināt noderīgu sadarbību, apspriest konferences tēmas dziļāk," skaidro A. Jākobsone. Uz sociālā konteksta nozīmi dažādu pasākumu rīkošanā norāda arī biznesa pasākumu rīkotāja Kapitāls Network vadītāja Zanda Lazda. Viņa vērš uzmanību uz to, ka virtuālā formāta lielākais ieguvums ir ietaupītais laiks, ko dalībnieks pavada ceļā uz pasākumu un no tā, taču izpaliek socializēšanās ar apkārtējiem, tā dēvētā networkinga iespējas un tikšanās klātienē ar lektoriem un konferences apmeklētājiem. Viņa teic, ka, organizējot dažāda veida biznesa pasākumus, katrs projekts ir individuāls un ar odziņu jeb radošu pieeju. "Nereti nodrošinām iespēju klausītājiem pievienoties pasākumam attālināti, piemēram, tiešraidē. Savā praksē gan neesam novērojuši tendenci apmeklētāju skaitam palielināties vai samazināties atkarībā no iespējas pieslēgties konferencei virtuāli. Tas vairāk tiek uztverts kā bonuss, ja nav izdevies pasākumu apmeklēt vai nācies klātienē redzēt tikai daļu kāda iemesla dēļ," teic Z. Lazda.
"Mūsuprāt, viens no galvenajiem veiksmīga pasākuma stūrakmeņiem ir tas, ka nozares vai vienojošās pasākuma tēmas mērķauditorija satiekas klātienē, apmainās ar informāciju un iespaidiem, iesaistās diskusijās un pulcējas vienuviet. Arī semināri un konferences jau sen vairs netiek rīkoti pēc «klasiskā standarta» – mūsu pēdējo gadu pasākumos paralēli lekcijām, meistarklasēm un diskusijām ir arī izstādes, tehnoloģiju prezentācijas telpas un citi papildu elementi, ko skatīt un izmēģināt klātienē. Konferences kļūst par vērienīgiem notikumiem, kuri ir tik interesanti, ka mērķauditorija grib tos piedzīvot," spriež Kapitāls Network pārstāve. Vienlaikus komunikāciju jomas speciālisti atzīst, ka, neraugoties uz socializēšanās nozīmi, globalizācija nākotnē piešķirs lielāku lomu tieši dažādu virtuālo pasākumu īstenošanai.
Mazāk nekā kaimiņvalstīs
Neraugoties uz to, ka konferenču rīkošana notiek, lai sasniegtu iespējami plašāku auditoriju, vienlaikus dzirdamas atziņas, ka sabiedrības ieinteresētība ekonomisko procesu izzināšanā Latvijā nav tik liela kā Igaunijā vai Lietuvā. Tas ietekmē arī ekonomikas tematikas pasākumu rīkošanu. "Kopumā lielu atšķirību informācijas pasniegšanā nav, tomēr pamanāms, ka sabiedrības ieinteresētība par ekonomikas jautājumiem Latvijā ir mazāka nekā mūsu Baltijas kaimiņvalstīs. Tur analītiskā informācija ir pieprasīta vairāk. To, vai būtu nepieciešams palielināt konferenču rīkošanu, ir grūti spriest, jo, manuprāt, informācija ar atšķirīgu viedokļu klāstu ir pieejama," situāciju vērtē SEB bankas makroekonomikas eksperts Dainis Gašpuitis.
Pēc viņa domām, kvalitatīvu konferenču skaitu iespējams palielināt, bet tad aktuāls kļūst jautājums par spēju piesaistīt interesantus dalībniekus. Tomēr, pēc ekonomikas eksperta domām, ar konferenču rīkošanu vien uzlabot sabiedrības zināšanas par ekonomiku nav iesējams. "Konferences tomēr fokusējas uz noteiktu sabiedrības loku, kurā notiek informācijas apmaiņa jaunu ideju virzīšanai. Plašākas sabiedrības informēšanai nepieciešami un izmantojami citi kanāli. To arī aktīvi SEB banka dara, apciemojot skolas un stāstot par finanšu pratību, tiekoties ar klientiem šaurākos forumos, kur tiešāk var pārrunāt aktualitātes. Sniedzam informāciju, arī izmantojot sociālos tīklus. Savā darbā runāju ne tikai šauri par norisēm ekonomikā, bet arī par plašākām jomām, kas skar mūsu ikdienu un skatu nākotnē. Domājams, ka, aktivizējoties ekonomikai, sabiedrība kļūs aktīvāka, un varētu augt arī dažādu brīfingu, konferenču tikšanos rīkošana," rezumē SEB bankas speciālists.