Konferenču rīkošanas izmaksas ir ļoti atšķirīgas, un vienu vidējo skaitli nosaukt nevar. Samaksa tieši konferenču organizētājiem parasti tiek aprēķināta vai nu pēc noteikta procenta no kopējām konferences izmaksām, vai arī ir laika uzskaite, kurai atbilstoši tiek maksāts par vienu darba stundu. Aptaujātie konferenču rīkotāji uzsver, ka tas noteikti nav miljonus nesošs bizness, taču nopelnīt ar to ir iespējams. Lielākie konferenču organizatoru klienti ir valsts pārvaldes iestādes, kā arī lielie uzņēmumi, kas visbiežāk pārstāv tādas nozares kā informācijas tehnoloģijas (IT), banku sektors, farmācija, arī pārtikas ražošana.
Uzsvars uz saturu
Konferenču organizētāja uzņēmuma 3k Management vadītājs Gints Kronbergs stāsta, ka šajā biznesā darbojoties jau desmit gadus. Šogad Latvijas prezidentūras Eiropas Savienības Padomē ietvaros rīkoti Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrijas pārziņā esošie pasākumi, to vidū arī darba grupu tikšanās ārpus Latvijas. Pavisam sarīkoti ap 50 pasākumiem, no kuriem lielākais - Rīgā notikusī Digitālā asambleja. «Mūsu pienākumi ir gana dažādi. Gan tādas praktiskas, ar loģistiku saistītas lietas kā viesnīcu, norises vietu, restorānu un dažādu transporta pakalpojumu rezervēšana, gan pasākuma producēšana, kā arī vizuālās un saturiskās identitātes izstrāde. Pēdējos gados absolūts uzsvars tiek likts uz saturu, meklējot veidu, kā to pasniegt savādākā, viegli uztveramā un jēgpilnā veidā, kas konferencēs ir kļuvis par galveno. Jāteic, ka ir gadījumi, kad klients arī mūs iesaista satura izveidē. Piemēram, mums tiek pateikta konferences tēma, un mēs strādājam pie lektoru un moderatoru piesaistes, tehniskiem, dizaina un interaktīviem risinājumiem, lai vēlamo ziņu iespējami precīzi nodotu konferences dalībniekiem. Runājot par konferenču producēšanu, mūsu pārziņā ir pasākuma vizuālā identitāte, logo izstrāde, skatuves dizains, vienots stils prezentācijām,» biznesa nianses raksturo G. Kronbergs.
Arī Iveta Balode, uzņēmuma Ivetas Balodes komunikāciju konsultācijas īpašniece, atzīst, ka sadarbībā ar klientiem veido konferences saturu, piedāvājot gan runātājus, gan paneļdiskusiju tēmas, pat prezentāciju nosaukumus. «Jāteic, ka starptautiskas konferences tieši lektoru dēļ jāsāk gatavot ļoti laicīgi, jo starptautiski atzītiem mācībspēkiem vai domnīcu ekspertiem kalendārs ir tikpat cieši un tālu uz priekšu saplānots kā operzvaigznēm,» stāsta I. Balode. Taujāta, vai bieži klienti vēlas, lai organizētāji piedalās arī satura veidošanā, I. Balode bilst, ka tie ir apmēram 50%. «Vislabākie rezultāti ir tad, ja pasūtītāji ar mums līdzdarbojas. Protams, ne jau tīri tehniskās un administratīvās lietās, bet saturiskajos jautājumos noteikti,» uzsver I. Balode.
Digitālā vide
Vēl vienu aspektu starptautisku konferenču organizēšanā līdztekus saturiskajam iezīmē sabiedrisko attiecību kompānijas Repute valdes priekšsēdētāja Iveta Antonišķe: «Viennozīmīgi viena no būtiskākajām tendencēm konferenču organizēšanas biznesā ir gan jaunāko tehnoloģiju iespēju izmantošana, gan arī digitālās vides iespējas. Piemēram, konferences pārraidīšana tiešraidē jau ir ikdiena, nevis kas īpašs. Komunikācija par un ap konferenci notiek sociālajos tīklos, un arī konferences laikā sociālie tīkli ir viens no nozīmīgākajiem komunikācijas kanāliem ar auditoriju.» Tam piekrīt arī G. Kronbergs un I. Balode, kas norāda, ka starptautiskās konferencēs dalībnieku elektroniskās reģistrācijas nodrošināšana ir ikdiena, tāpat kā prezentāciju pieejamība konferences mājaslapā. I. Balode stāsta, ka šogad piedalījusies starptautiskas konferences organizēšanā, kuru Rīgā rīkoja nevalstiska organizācija Peace Ambassadors for Iraq un kurai bija jānodrošina starptautiska translācija caur orbitālajiem satelītiem.