Privātpersonu ikdiena gandrīz vairs nav iedomājama bez e-pakalpojumu izmantošanas (internetbanka automātiski samaksā rēķinus, par stāvvietu maksājam ar īsziņu, mobilais telefons ieguvis personīgā datora funkcijas utt.), turpretim biznesa vidē jaunākās tehnoloģijas ienāk kūtri.
Protams, teju katrā uzņēmumā tiek izmantota grāmatvedības programma, deklarācijas VID tiek iesniegtas elektroniskā formā, un aizvien vairāk ikdienā izmantotie dokumenti «dzīvo» tikai elektroniskā vidē. Taču Latvijā vēl aizvien saglabājas ieradums uzturēt apjomīgus papīra arhīvus, ienākošos finanšu dokumentus manuāli pārrakstīt datorā un pieņemt tikai papīra rēķinus. Ilgtermiņā šāds uzņēmumu konservatīvisms, it īpaši, ja citi sadarbības partneri vai konkurenti ir daudz atvērtāki jauniem e-pakalpojumu risinājumiem, var negatīvi atsaukties uz biznesa rezultātiem. Bet mēs taču visi gribam, lai Latvija būtu konkurētspējīga ar citām valstīm. Lai tas notiktu, vispirms jāsakārto sava biznesa vide.
Itella Information veica pētījumu 800 Eiropas uzņēmumos par to, kā tiek organizēti to finanšu un grāmatvedības procesi. Kā izrādās, Eiropā manuāli tiek veikti mazāk nekā 30% no visiem finanšu un grāmatvedības procesiem. Kaut arī Latvijā finanšu procesu digitalizāciju veicinājusi pērn pieņemtā norma, kas ļauj uzņēmumiem izrakstīt un pieņemt elektroniskos rēķinus, vēl nevaram pat tuvoties vidējiem Eiropas rādītājiem.
Pasaules prakse liecina, ka 15% no visiem papīra dokumentiem tiek neatgriezeniski pazaudēti, vēl paradoksālāk - puse no visiem dokumentiem tā arī ne reizi netiek pieprasīti. Savukārt darbinieki dokumentu atrašanai var patērēt līdz pat 30% sava darbalaika. Digitāli apstrādāts rēķins finansiālā izteiksmē izmaksā vidēji par 80% mazāk nekā papīra formā. Tāpat arī laiks, ko darbinieks pavada, meklējot nepieciešamo dokumentu papīra arhīvā, nav salīdzināms ar iespēju to atrast pāris sekundēs, izmantojot digitāla arhīva meklēšanas funkciju.
Domājot par uzņēmuma darba ražīgumu, ikviens vadītājs saskaras ar diviem savstarpēji saistītiem faktoriem - nauda un laiks. Lielā uzņēmumā izdevumi par biroja papīru vien mēnesī var sasniegt vairākus tūkstošus latu, neskaitot tēriņus par tinti, printeriem, kopētājiem, tehnikas apkopi, papīra dokumentu arhivēšanu. Tālab uzņēmuma vadītājam svarīgi atrast citas iespējas strādāt efektīvāk, samazinot izmaksas, novēršot kļūdas un kontrolējot finanšu plūsmu. Uzņēmuma administratīvo procesu digitalizācija nav tikai moderno tehnoloģiju izmantošana vai dabas resursu saudzēšana, kas nenoliedzami arī ir svarīgi, bet galvenokārt nodrošina darbaspēka resursu efektīvu izmantošanu un izmaksu samazināšanu.
Var droši apgalvot, ka plašāka e-risinājumu izmantošana būtu ieguvums jebkuram uzņēmumam, jo ļauj palielināt efektivitāti, tātad arī konkurētspēju.
*A/s Itella Information valdes priekšsēdētājs